W dniu 25 września 2024r. weszła w życie ustawa o sygnalistach z dnia 14 czerwca 2024 r. Ustawa stanowi realizację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ww. ustawa wprowadza zamknięty katalog podmiotów uprawnionych do zgłaszania naruszeń prawa. Katalog ten jest jednak dość szeroki i obejmuje m.in. pracowników, zleceniobiorców, usługodawców, wykonawców, podwykonawców, agentów, stażystów, wolontariuszy, a także kandydatów do pracy. W odniesieniu do ostatniej grupy, ustawa jednoznacznie przewiduje, że jej przepisy mają zastosowanie także do osoby fizycznej zgłaszającej informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, nawet przed nawiązaniem stosunku pracy. W związku z tym rekruterzy powinni być świadomi możliwości zgłaszania naruszeń przez potencjalnych pracowników.
Czego może dotyczyć naruszenie podlegające zgłoszeniu?
Zgodnie z artykułem 3 ustawy o sygnalistach, naruszeniem prawa jest każde działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu jego obejście, w następujących obszarach:
➤ Korupcja;
➤ Zamówienia publiczne;
➤ Usługi, produkty i rynki finansowe;
➤ Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
➤ Bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
➤ Bezpieczeństwo transportu;
➤ Ochrona środowiska;
➤ Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
➤ Bezpieczeństwo żywności i pasz;
➤ Zdrowie i dobrostan zwierząt;
➤ Zdrowie publiczne;
➤ Ochrona konsumentów;
➤ Ochrona prywatności i danych osobowych;
➤ Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
➤ Interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
➤ Rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji, pomocy państwowej oraz opodatkowania osób prawnych;
➤ Konstytucyjne wolności i prawa człowieka oraz obywatela w relacjach z organami władzy publicznej, niezwiązane z obszarami wymienionymi w punktach 1-16.
Ważne jest, że każdy podmiot zobowiązany do stosowania tej ustawy może w swoich wewnętrznych procedurach zaznaczyć, że zgłoszenie dotyczy także regulacji wewnętrznych, takich jak kodeksy etyczne.
Jakie zatem muszą spełnić obowiązki przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów?
Podstawowym obowiązkiem podmiotów zobowiązanych do przestrzegania przepisów ustawy o sygnalistach jest wdrożenie wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń. W zależności od specyfiki działalności, struktury organizacyjnej oraz możliwości finansowych, każdy z tych podmiotów powinien zapewnić uprawnionym osobom swobodne zgłaszanie naruszeń. Organizacje powinny zdecydować o kanałach zgłaszania, osobach lub zespołach odpowiedzialnych za weryfikację zgłoszeń oraz o odpowiednim zabezpieczeniu systemów IT i ochronie danych osobowych sygnalistów.
Warto podkreślić, że wdrożenie procedur to dopiero początek. Każda uprawniona osoba, niezależnie od tego, czy jest pracownikiem, kontrahentem czy kandydatem do pracy, powinna być świadoma obowiązujących procedur w danym podmiocie. Informacje te należy przekazywać wszystkim współpracującym stronom, co można osiągnąć poprzez ogłoszenia na stronie internetowej, wywieszenie informacji w miejscach publicznych lub zamieszczenie ich w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Podmioty publiczne są zobowiązane do publikacji tych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że ustawa o sygnalistach może przynieść im liczne korzyści, w tym stały monitoring nieprawidłowości oraz szybszą identyfikację i reakcję na istniejące zaniedbania. Wdrożenie wewnętrznych procedur dotyczących zgłaszania naruszeń pozwoli na analizowanie zgłoszeń i podejmowanie odpowiednich działań w ramach struktury organizacji, co często może zapobiec konieczności interwencji ze strony podmiotów zewnętrznych.